Der Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit zu erfahren, welche Daten über ihn abgespeichert wurden und woher diese stammen. Bei falschen Informationen oder Daten, die der Arbeitgeber nicht abspeichern darf, hat er zudem einen Korrektur- bzw. Löschungsanspruch.

Automatisierte Datenabgleiche sind nur zur Aufdeckung von Straftaten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen, die eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bewirken würden, erlaubt. Die Bearbeitung der Daten darf jedoch nur in anonymisierter und pseudonomysierter Form erfolgen, die erst bei einem konkreten Verdachtsfall wieder rückgängig gemacht wird.

Grundsätzlich sind Personalakten nur für die Personalabteilung und den Vorgesetzten bestimmt. Bei kleineren Unternehmen ist es jedoch nicht unüblich, dass Daten beispielsweise an externe Buchhaltungsunternehmen weitergegeben werden oder in Konzernen die Daten von einer zentralen Stelle bearbeitet werden. Dabei handelt es sich schon um eine Bekanntgabe der Daten an Dritte. Wenn dieser Vorgang auf einer vertraglichen Grundlage beruht und der Arbeitgeber trotz Weitergabe die Sicherheit der Daten gewährleisten kann, ist dies zulässig. Hierfür müssen Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen werden. Die Verantwortung für die Daten liegt dann jedoch weiterhin beim Arbeitgeber und der Arbeitnehmer ist unverzüglich über die Weitergabe seiner Daten und den Zweck der Weitergabe zu informieren.